Was ist eine to do Liste?
Die to do Liste ist eine Liste von Aufgaben, englisch to dos, die erledigt werden müssen. Im Grunde ist die to do Liste eine Art Schnellansicht oder Überblick über alle anstehenden Aufgaben.
Wir unterscheiden zwischen zwei Arten von to do Listen, einer einfachen und einer komplexen. Wir empfehlen unseren Kunden diese Unterteilung, da sie zwei große Vorteile hat:
Nichts vergessen
Es wird keine Aufgabe, sei sie auch noch so klein, vergessen, da sie auf der großen Aufgabensammlung notiert ist.
Planung
Aus diesem Aufgabenpool können Sie sich Ihre Aufgaben für den Tag oder die Woche einplanen.
Wie schreibe ich eine to do Liste?
Die einfache to do Liste ist eine Art Aufgabensammlung oder Aufgabenpool. Hier notieren Sie alle Aufgaben, die Sie beispielsweise diesen Monat erledigt haben möchten. Es geht zunächst nur darum eine Aufgabensammlung zu erstellen. Im nächsten Schritt empfehlen wir die Prioritäten der Aufgaben festzulegen. Hierbei nutzen wir die Eisenhower Methode, vielleicht ist Sie Ihnen bereits ein Begriff, ansonsten möchten wir sie hier kurz erläutern:
Bei der Eisenhower Methode werden alle Aufgaben einer Dringlichkeits- und Wichtigkeitsprüfung unterzogen. Um Ihre Aufgaben auf Wichtigkeit und Dringlichkeit zu prüfen, gehen Sie diesen Pfad entlang und beantworten Sie die Fragen. So gelangen Sie schnell zur entsprechenden Priorität dieser Aufgabe.
Take home message
• Ich erledige Prio A to dos selbst und sofort.
• Ich terminiere Prio B to dos sofort in meinen Kalender/auf meine to do Liste.
• Ich delegiere Prio C to dos sofort an den verantwortlichen Mitarbeiter.
• Ich sage nein zu Prio D to dos und erledige sie bewusst nicht.
Sie möchten wissen, wie Sie richtig delegieren können? Informieren Sie sich hier näher (LINK zur Delegation)
Nachdem Sie die Prioritäten aller Aufgaben festgelegt haben, folgt die komplexe to do Liste. Hier tragen Sie Ihre Prio A und B to dos ein, sprich alle Aufgaben, die Sie entweder direkt selbst erledigen müssen oder terminieren müssen.
Nutzen Sie beispielsweise den Montagmorgen, um sich aus der Aufgabensammlung die to dos für die Woche zu planen. Dafür können Sie unsere Vorlage „Meine Tagesplanung“ nutzen.
Alternativ können Sie auch die Termine in Ihrem Kalender eintragen. Vorteil davon ist, dass Sie nicht erledigte, aber verschiebbare Aufgaben problemlos auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit schieben können, ohne eine komplett neue Liste zu schreiben.
Probieren Sie doch einfach beide Varianten einmal aus, um die passende für sich herauszufinden.
Take home message
• Ich plane mir meine Prio A und Prio B Aufgaben entweder schriftlich auf einer komplexen to do Liste oder in meinen Kalender ein.
Tipps zum Ausfüllen der Tagesplanung:
- Teilen Sie große und langwierige Aufgaben in mehrere kleine, erreichbare Ziele auf.
So gewährleisten Sie dauerhafte Motivation, da Sie immer wieder ein Erfolgserlebnis haben. - Setzen Sie sich eine klare Deadline.
Vor allem bei langfristigen Aufgaben ist es wichtig sich ein Ziel zu setzen, das Sie stressfrei erreichen können. Wenn Sie ebenfalls die kleinen Ziele zu einer bestimmten Frist erledigt haben, ist sichergestellt, dass auch die Hauptaufgabe zur gesetzten Deadline erledigt sein wird. - Setzen Sie sich Prioritäten.
Durchlaufen Sie mit jeder Aufgabe die Dringlichkeits- und Wichtigkeitsprüfung und erledigen Sie dadurch Ihre Aufgabe immer in time ohne Stress. - Formulieren Sie Ihre Aufgabe so konkret wie möglich.
Eine schlechte Aufgabenformulierung wäre „neue Kunden gewinnen“
Denn, wann haken Sie dieses to do ab? Nach einem Anruf? Nach 10 neugewonnen Kunden? Nach 20 Minuten, die Sie mit dem Telefonhörer dagesessen haben? Oder wenn 10 Kunden ihre erste Rechnung bezahlt haben?
Eine passende Aufgabenformulierung wäre „Heute, 15.02. rufe ich 4 potenzielle Neukunden an.“ Haben Sie dies getan, wird das to do abgehakt. - Planen Sie Ihre Tagesaufgaben immer für den Folgetag oder sogar für die Folgewoche.
Somit wissen Sie, welche Aufgaben heute oder in der gesamten Woche anstehen. Machen Sie Übergabe an sich selbst.
Was bringt es mir, eine to do Liste zu schreiben?
- Sie merken sich Ihre Aufgaben leichter, wenn Sie sie notieren.
- Sie werden an Ihre Aufgaben erinnert.
- Sie erhalten einen Überblick, welche Aufgaben voneinander abhängen und welche folglich zuerst erledigt werden muss.
- Sie vergessen keine Teilschritte oder riskieren einen Verzug durch eine Abhängigkeit von einer vorgelagerten Aufgabe.
Sie werden sehen, Ihre Produktivität und Motivation wird sich durch das Erstellen und Nutzen von to do Listen steigern. Denn sie strukturieren und organisieren Ihre Aufgaben. Außerdem: Es ist doch ein befreiendes Gefühl, am Ende eines Tages an alle Aufgaben ein Häkchen dranzusetzen, oder nicht?
Ein wichtiger Tipp zum Schluss: Nobody ist perfect – finden Sie für sich den perfekten Weg, auch wenn Sie Ihren Plan öfter umschmeißen müssen. Übung macht den Meister.
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