Zeitmanagement

Was ist Zeitmanagement?

Die Zeit läuft. Sie läuft unentwegt und scheinbar immer zu schnell. Wie soll man all die vielfältigen Aufgaben an einem einzigen Tag bewältigen? Seien es die sich ständig häufenden Mails, der nicht kleiner werdende Papierstapel oder das Chaos auf dem Schreibtisch – die Aufgaben werden nicht weniger, während die Zeit, diese zu bewältigen, zu fliegen scheint. 

Zeitmanagement

Das sogenannte Zeitmanagement soll dabei helfen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb eines zur Verfügung stehenden Zeitraums zu erledigen. Man muss bedenken, die Zeit selbst lässt sich nicht managen, sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir mit ihr anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal ob wir diesen Tag erfolgreich managen oder nicht.

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ -Lucius Annaeus Seneca, Philosoph

Werden Ressourcen in Form von suboptimal genutzter Zeit oder schlechter Organisation verschwendet, kann dies hohe Kosten verursachen, sei es in Form eines nicht erteilten Auftrags oder in Form von „verschwendeter“ Arbeitszeit. Zeitdruck verursacht des Weiteren Stress und kann zu gesundheitlichen Problemen führen.

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

3 unkomplizierte Tipps für Ihr Zeitmanagement:

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

Folgende Methoden haben sich als besonders wertvoll für ein effektives Zeitmanagement erwiesen:

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist in der Betriebswirtschaft eine allgemein anwendbare Methode, um das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Sie geht zurück auf  H. Ford Dickie, welcher sie auf der Basis der 80/20 Regel (Pareto-Prinzip) von Vilfredo Pareto entwickelte.

Besonders wenn Sie Stress reduzieren und effizienter arbeiten möchten, sollten Sie sich diese Methode genauer anschauen. Sie lässt sich in jeden Arbeitsalltag einbauen. 

Welche Einteilungen gibt es?

ABC Analyse

Überlegen Sie sich beim kurzfristigen Delegieren von Aufgaben immer, ob die Aufgaben Ihres Kollegen darunter leiden könnten. 

Haben Sie die ABC-Analyse erfolgreich angewendet, empfehlen wir nun die Aufgaben in eine to do Liste zu übertragen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück. Häufig wird das Pareto-Prinzip auch Pareto-Effekt oder 8020-Regel genannt. Dies besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.

Um dies an einem Beispiel zu verdeutlichen: Bei vielen Unternehmen werden 80% des Umsatzes mit 20% der Produkte oder Kunden gemacht.

Pareto Prinzip

Was heißt das im Beruf für mich?

Dies möchten wir an einem Beispiel darstellen: Nehmen Sie an, Sie sollen für das nächste halbe Jahr die Newsletter vorschreiben und gleichzeitig müssen die Rechnungen der letzten zwei Monate bis Mittag geschrieben sein. 

Nach dem Pareto-Prinzip gilt nun: Sie müssen beispielsweise nicht direkt alle Newsletter fertiggestellt haben. Beschränken Sie sich zum Beispiel auf den, der nächste Monat verschickt werden soll und terminieren Sie die restlichen auf einen späteren Zeitpunkt. Anschließend widmen Sie sich den Rechnungen. Auch bei diesen legen Sie Prioritäten fest, beispielsweise erstellen Sie zunächst die Rechnungen von Kunden, die schon nachgefragt haben, wann sie die Rechnungen erhalten. Oder Sie erstellen zunächst die, bei denen große Beträge fällig sind.

Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen sich Ihre Zeit so einzuteilen, dass Sie alles Wichtige und Dringende erledigt haben, und anschließend die restliche Zeit für Detailarbeit verwenden können. 

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich das Pareto-Prinzip anwende?

  • Sie lernen kein Perfektionist zu sein.
  • Sie lernen minderwichtige Aufgaben zu delegieren oder zu verschieben.
  • Sie lernen nicht in Stress zu geraten, wenn es zeitlich einmal eng wird.
  • Sie lernen Ihre Aufmerksamkeit auf wichtige Dinge zu lenken.
  • Sie lernen sich selbst mehr und besser zu strukturieren. 

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

ALPEN Methode

Auch die ALPEN Methode eignet sich hervorragend, um sich ein besseres Zeitmanagement zu erschaffen.

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

ALPEN Methode

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

Das Eisenhower-Prinzip (im MG CI)

Das Eisenhower Prinzip, benannt nach dem amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower, macht sich die ABC-Methode zunutze und teilt die zugewiesenen Prioritäten auf.

Die Termine und Aufgaben werden in verschiedene Kategorien eingeteilt, nämlich in Wichtigkeit und Dringlichkeit

Eisenhower-Prinzip

Wie wichtig ist Zeitmanagement?

Gutes Zeitmanagement ist Voraussetzung für das Erreichen der gesteckten Ziele.

Durch systematisches Zeitmanagement können Sie sehr viel Zeit gewinnen – Zeit, die für Dinge zur Verfügung steht, die Ihnen wirklich wichtig sind. Welche Dinge dies dann konkret sind, müssen Sie selbst festlegen. Zudem erreichen Sie durch Zeitmanagement eine Konzentration auf das Wesentliche.

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

Welche Vorteile hat ein passendes Zeitmanagement?

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

Gründe, weshalb ein Zeitmanagement nicht funktioniert

  • Sie sind der Meinung, Ihr Zeitmanagement funktioniert tadellos, wünschen sich aber gleichzeitig weitere Stunden für den Tag?
    Der Wunsch nach mehr Zeit ist ein Zeichen, dass Sie noch nicht den richtigen Rhythmus bei der Arbeit gefunden haben.
  • „Ich schaffe das alles auch allein“. 
    Aufgaben zu delegieren ist nicht nur auf der Managementebene von Bedeutung, sondern ebenso essenziell innerhalb der Arbeit von Teams. Probleme entstehen, wenn ein zu starker Perfektionismus entwickelt wird. Sie möchten Ihr Bestes geben und ein optimales Ergebnis abliefern? Dabei jedoch nach absoluter Perfektion zu streben, ist unrealistisch.
  • Sie setzen sich unter Druck und planen keinen Puffer ein. 
    Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, wenn Sie Ihre Aufgaben in Ihren Kalender eintragen. Doch auch hierbei entsteht oft ein Problem: Sie verkalkulieren sich. Manche Aufgaben, für die Sie eine Stunde eingeplant haben, benötigen auf einmal zwei. Umgekehrt gilt genau dasselbe. In der Regel benötigen wir aber meist mehr Zeit als geplant. Und genau darauf sollten Sie sich immer einstellen. Planen Sie sich also immer einen Puffer ein, so sind Sie auf der sicheren Seite. 

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

Bei einem Coaching für Ihr individuelles Zeitmanagement gehen wir wie folgt vor: 

  • Ermittlung des IST-Zustandes (häufig Zeitnot, Überforderung, fehlende Work-Life-Balance)
  • Ermittlung und klare Definition des Zielzustandes, sowohl im Bereich Arbeit als auch für das Privatleben (oft ausgeglichene Work-Life-Balance, genug Zeit für wichtige Aufgaben)
  • Strategie für notwendige Änderungen ermitteln und festlegen
  • Sortieren der vorhandenen Aufgaben nach Zieleignung und ABC-Analyse
  • Einführung eines digitalen Kalendersystems, das sich auf allen Medien (PC, Tablet, Smartphone …) synchronisiert
  • Einführung eines digitalen Delegationssystems
  • Überprüfung der Unternehmensstruktur, der Zuständigkeiten und der aktuellen Prozesse
  • Kategorisierung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip 
  • Delegation der Aufgaben (zuvor Prüfung und Entwicklung der notwendigen Ressourcen des Delegationsempfängers)
  • Analyse, in welchen Bereichen die Umsetzung des Paretoprinzips sinnvoll ist
  • Überprüfung der Effizienz der umgesetzten Maßnahmen und Anpassung des Systems

Mit diesem System ist es uns gelungen, vielen Unternehmern und Führungskräften zu einer neuen Lebensqualität zu verhelfen. Die Auswirkungen der Veränderungen durch ein Coaching im Zeitmanagement sind extrem effektiv, da sie sich auf alle Lebensbereiche positiv auswirken!

Generell eignen sich Kommunikationsschulungen für alle Menschen, die sich, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form, oft missverstanden fühlen.

Erfolgsrelevant wird Kommunikation unter anderem bei Führungskräften, bei Projektleitenden, in der Unternehmensführung und bei Verkäufer und Verkäuferinnen oder all jene Personen, die eine solche Tätigkeit oder Position anstreben.

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