Was ist Zeitmanagement?
Die Zeit läuft. Sie läuft unentwegt und scheinbar immer zu schnell. Wie soll man all die vielfältigen Aufgaben an einem einzigen Tag bewältigen? Seien es die sich ständig häufenden Mails, der nicht kleiner werdende Papierstapel oder das Chaos auf dem Schreibtisch – die Aufgaben werden nicht weniger, während die Zeit, diese zu bewältigen, zu fliegen scheint.
Das sogenannte Zeitmanagement soll dabei helfen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb eines zur Verfügung stehenden Zeitraums zu erledigen. Man muss bedenken, die Zeit selbst lässt sich nicht managen, sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir mit ihr anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal ob wir diesen Tag erfolgreich managen oder nicht.
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ -Lucius Annaeus Seneca, Philosoph
Werden Ressourcen in Form von suboptimal genutzter Zeit oder schlechter Organisation verschwendet, kann dies hohe Kosten verursachen, sei es in Form eines nicht erteilten Auftrags oder in Form von „verschwendeter“ Arbeitszeit. Zeitdruck verursacht des Weiteren Stress und kann zu gesundheitlichen Problemen führen.
3 unkomplizierte Tipps für Ihr Zeitmanagement:
Ziele definieren und Prioritäten setzen
Schreiben Sie eine Bullshit-Liste:
Das ist eine Liste mit Aufgaben der letzten vier Wochen, die Sie in Zukunft nicht mehr tun möchten. Entweder, weil diese Aufgaben überhaupt nicht zieldienlich sind oder, weil Mitarbeitende diese übernehmen kann.
Behalten Sie die Hoheit über Ihre Zeit und Ihre Aufgaben:
Führen Sie Ihren Kalender selbst. Planen Sie sich Termine stets selbstständig und delegieren Sie diese Aufgaben nicht. So kann es nicht passieren, dass Ihnen zu viele Aufgaben an einem Tag eingetragen werden.
Differenzieren Sie Ihre to do Listen:
Notieren Sie auf die tagesaktuelle to do Liste nur Dinge, die Sie tatsächlich sofort umsetzen können. Alles Weitere sammeln Sie in einem Ideenspeicher, zum Beispiel in Form einer Mindmap.
Wichtiges von Unwichtigem trennen:
Das heißt, stellen Sie sich folgende Fragen:
Muss diese Aufgabe heute sofort erledigt werden oder kann sie warten?
Bringt mich diese Aufgabe im Hinblick auf mein übergeordnetes Ziel voran?
Wie sicher bin ich mir, dass es funktioniert?
Wie leicht fällt mir die Umsetzung?
Umsetzung der Aufgaben
Planen Sie sich die wichtigen und zielführenden Projekte am Morgen ein – oder zu jener Zeit, zu der Sie am leistungsfähigsten sind.
Erledigen Sie gleiche Aufgaben gebündelt:
Legen Sie sich konzeptionelle oder strategische Aufgaben beispielsweise immer auf den Morgen und administrative Aufgaben auf den Nachmittag – oder je nach Ihrem Biorhythmus. So fallen zeitfressende Umstellungspausen – auch gedankliche – weg.
Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nach dem AHA-Prinzip:
Abfall – Handeln – Ablage: Brauchen Sie für die Beantwortung einer Mail weniger als 3 Minuten? Klasse, dann beantworten Sie diese direkt. Alles andere wandert in den Wiedervorlageordner oder in den Papierkorb.
Tracken Sie Ihre Arbeitsthemen zeitlich:
Wie viel Zeit verwende ich für administrative Aufgaben, wie viel für strategische und konkrete Projekte?
Nutzen Sie Wartezeiten:
Beispielsweise jene Zeit beim Arzt zum Lesen von Newslettern, die Sie zur späteren Durchsicht gespeichert haben.
Achtsam leben und Freiräume schaffen
Überprüfen Sie Ihre Arbeitszeiten:
Müssen Sie bereits um 8 Uhr im Büro sein oder reicht auch 10 Uhr, und Sie können die Zeit morgens für Ihre Familie oder für sich nutzen?
Üben Sie sich in Gelassenheit:
Wer mindestens eine Minute bewusst lächelt, ist danach fröhlicher gestimmt – funktioniert auch wunderbar mit einem Bleistift in den Mundwinkeln.
Nehmen Sie sich pro Woche ein 1:1 mit sich selbst vor.
Hier können Sie reflektieren und planen.
Fokus durch Ordnung
Wer einen aufgeräumten und geordneten Arbeitsplatz hat, hat auch gedankliche Ordnung.
Kommen Sie in den Flow
Schalten Sie Störfaktoren, wie Social Media oder Telefone, für eine bestimmte Zeit aus und fokussieren Sie sich voll und ganz auf Ihre Tätigkeit.
Folgende Methoden haben sich als besonders wertvoll für ein effektives Zeitmanagement erwiesen:
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist in der Betriebswirtschaft eine allgemein anwendbare Methode, um das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Sie geht zurück auf H. Ford Dickie, welcher sie auf der Basis der 80/20 Regel (Pareto-Prinzip) von Vilfredo Pareto entwickelte.
Besonders wenn Sie Stress reduzieren und effizienter arbeiten möchten, sollten Sie sich diese Methode genauer anschauen. Sie lässt sich in jeden Arbeitsalltag einbauen.
Welche Einteilungen gibt es?
Dringend und Wichtig
am besten sofort erledigen
Nicht dringend, aber Wichtig
terminieren und selbst erledigen
Dringend, aber Nicht wichtig
am besten delegieren
Nicht dringend und Nicht wichtig
nicht erledigen
Überlegen Sie sich beim kurzfristigen Delegieren von Aufgaben immer, ob die Aufgaben Ihres Kollegen darunter leiden könnten.
Haben Sie die ABC-Analyse erfolgreich angewendet, empfehlen wir nun die Aufgaben in eine to do Liste zu übertragen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Pareto-Prinzip
Dieses Prinzip geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück. Häufig wird das Pareto-Prinzip auch Pareto-Effekt oder 8020-Regel genannt. Dies besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.
Um dies an einem Beispiel zu verdeutlichen: Bei vielen Unternehmen werden 80% des Umsatzes mit 20% der Produkte oder Kunden gemacht.
Was heißt das im Beruf für mich?
Dies möchten wir an einem Beispiel darstellen: Nehmen Sie an, Sie sollen für das nächste halbe Jahr die Newsletter vorschreiben und gleichzeitig müssen die Rechnungen der letzten zwei Monate bis Mittag geschrieben sein.
Nach dem Pareto-Prinzip gilt nun: Sie müssen beispielsweise nicht direkt alle Newsletter fertiggestellt haben. Beschränken Sie sich zum Beispiel auf den, der nächste Monat verschickt werden soll und terminieren Sie die restlichen auf einen späteren Zeitpunkt. Anschließend widmen Sie sich den Rechnungen. Auch bei diesen legen Sie Prioritäten fest, beispielsweise erstellen Sie zunächst die Rechnungen von Kunden, die schon nachgefragt haben, wann sie die Rechnungen erhalten. Oder Sie erstellen zunächst die, bei denen große Beträge fällig sind.
Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen sich Ihre Zeit so einzuteilen, dass Sie alles Wichtige und Dringende erledigt haben, und anschließend die restliche Zeit für Detailarbeit verwenden können.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich das Pareto-Prinzip anwende?
- Sie lernen kein Perfektionist zu sein.
- Sie lernen minderwichtige Aufgaben zu delegieren oder zu verschieben.
- Sie lernen nicht in Stress zu geraten, wenn es zeitlich einmal eng wird.
- Sie lernen Ihre Aufmerksamkeit auf wichtige Dinge zu lenken.
- Sie lernen sich selbst mehr und besser zu strukturieren.
ALPEN Methode
Auch die ALPEN Methode eignet sich hervorragend, um sich ein besseres Zeitmanagement zu erschaffen.
Aufgaben
Notieren Sie alles, was Sie am nächsten Tag erledigen möchten. Berücksichtigen Sie dabei, welche Aufgaben Ihren Wochen- und Monatszielen dienlich sind, unvorhergesehene Aufgaben, neu hinzugekommene Tätigkeiten, Routinetätigkeiten und Termine.
Länge (Dauer) der Aufgabe
Tragen Sie dazu hinter jede Aufgabe die geschätzte Dauer ein. Keine Angst vor Ungenauigkeiten. Nach einigen Tagen werden Sie ein gutes Gespür dafür entwickelt haben, welche Tätigkeiten wie viel Zeit beanspruchen. Außerdem haben wir alle die Tendenz, uns genau so viel Zeit für diese Aufgabe zu nehmen, wie wir dafür eingeplant haben. Dementsprechend halten wir uns automatisch an die von uns gesetzten Vorgaben.
Pufferzeiten
Reservieren Sie sich mindestens 40% Pufferzeit. Diese können Sie für unerwartete und spontane Aufgaben verwenden, die Sie zum Planungszeitpunkt noch nicht bedacht hatten. Bei einem acht Stunden Arbeitstag bedeutet das, dass Sie nur fünf Stunden verplanen sollten.
Entscheidungen
Priorisieren Sie Aktivitäten und treffen Sie dafür die Entscheidungen. Welche ist am wichtigsten und dringendsten, welche kann warten oder delegiert werden? Welche müssen Sie unter Umständen gar nicht erledigen? Dabei kann die ABC-Methode oder die Eisenhower Methode helfen.
Nachkontrolle
Reflektieren Sie am Ende der Woche Ihre eingetragenen und tatsächlich erledigen Aufgaben. Was hat gut funktioniert? Wo besteht noch Handlungsbedarf? Warum war ich zu der einen oder anderen Zeit nicht so produktiv? Habe ich meinen eigenen Biorhythmus beachtet?
Das Eisenhower-Prinzip (im MG CI)
Das Eisenhower Prinzip, benannt nach dem amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower, macht sich die ABC-Methode zunutze und teilt die zugewiesenen Prioritäten auf.
Die Termine und Aufgaben werden in verschiedene Kategorien eingeteilt, nämlich in Wichtigkeit und Dringlichkeit
Wie wichtig ist Zeitmanagement?
Gutes Zeitmanagement ist Voraussetzung für das Erreichen der gesteckten Ziele.
Durch systematisches Zeitmanagement können Sie sehr viel Zeit gewinnen – Zeit, die für Dinge zur Verfügung steht, die Ihnen wirklich wichtig sind. Welche Dinge dies dann konkret sind, müssen Sie selbst festlegen. Zudem erreichen Sie durch Zeitmanagement eine Konzentration auf das Wesentliche.
Welche Vorteile hat ein passendes Zeitmanagement?
besserer Überblick über anstehende Arbeiten
klare Prioritäten
mehr Freiraum für Ihre wichtigen Aufgaben und Ihre Kreativität
Persönliche und berufliche Ziele effektiver erreichen
Stressreduktion /-vermeidung oder Stressabbau
mehr Freizeit
Gründe, weshalb ein Zeitmanagement nicht funktioniert
- Sie sind der Meinung, Ihr Zeitmanagement funktioniert tadellos, wünschen sich aber gleichzeitig weitere Stunden für den Tag?
Der Wunsch nach mehr Zeit ist ein Zeichen, dass Sie noch nicht den richtigen Rhythmus bei der Arbeit gefunden haben. - „Ich schaffe das alles auch allein“.
Aufgaben zu delegieren ist nicht nur auf der Managementebene von Bedeutung, sondern ebenso essenziell innerhalb der Arbeit von Teams. Probleme entstehen, wenn ein zu starker Perfektionismus entwickelt wird. Sie möchten Ihr Bestes geben und ein optimales Ergebnis abliefern? Dabei jedoch nach absoluter Perfektion zu streben, ist unrealistisch. - Sie setzen sich unter Druck und planen keinen Puffer ein.
Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, wenn Sie Ihre Aufgaben in Ihren Kalender eintragen. Doch auch hierbei entsteht oft ein Problem: Sie verkalkulieren sich. Manche Aufgaben, für die Sie eine Stunde eingeplant haben, benötigen auf einmal zwei. Umgekehrt gilt genau dasselbe. In der Regel benötigen wir aber meist mehr Zeit als geplant. Und genau darauf sollten Sie sich immer einstellen. Planen Sie sich also immer einen Puffer ein, so sind Sie auf der sicheren Seite.
Bei einem Coaching für Ihr individuelles Zeitmanagement gehen wir wie folgt vor:
- Ermittlung des IST-Zustandes (häufig Zeitnot, Überforderung, fehlende Work-Life-Balance)
- Ermittlung und klare Definition des Zielzustandes, sowohl im Bereich Arbeit als auch für das Privatleben (oft ausgeglichene Work-Life-Balance, genug Zeit für wichtige Aufgaben)
- Strategie für notwendige Änderungen ermitteln und festlegen
- Sortieren der vorhandenen Aufgaben nach Zieleignung und ABC-Analyse
- Einführung eines digitalen Kalendersystems, das sich auf allen Medien (PC, Tablet, Smartphone …) synchronisiert
- Einführung eines digitalen Delegationssystems
- Überprüfung der Unternehmensstruktur, der Zuständigkeiten und der aktuellen Prozesse
- Kategorisierung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip
- Delegation der Aufgaben (zuvor Prüfung und Entwicklung der notwendigen Ressourcen des Delegationsempfängers)
- Analyse, in welchen Bereichen die Umsetzung des Paretoprinzips sinnvoll ist
- Überprüfung der Effizienz der umgesetzten Maßnahmen und Anpassung des Systems
Mit diesem System ist es uns gelungen, vielen Unternehmern und Führungskräften zu einer neuen Lebensqualität zu verhelfen. Die Auswirkungen der Veränderungen durch ein Coaching im Zeitmanagement sind extrem effektiv, da sie sich auf alle Lebensbereiche positiv auswirken!
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